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E-Mail-Benachrichtigungen
Kapitel für Campingplatz-Betreiber – Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen
Route: {slug}.campsitehero.cloud/einstellungen/e-mail
CampsiteHero versendet automatisch E-Mails an deine Gäste, wenn sich der Status einer Buchung ändert. Du kannst außerdem festlegen, wann und wohin du selbst Benachrichtigungen erhältst.
Absender
Alle E-Mails werden im Namen deines Campingplatzes versendet. Als Absendername erscheint der Name deines Campingplatzes. Die technische Absenderadresse ist eine Plattformadresse – du musst nichts konfigurieren.
Automatische Gast-Mails
Deine Gäste erhalten automatisch E-Mails bei folgenden Ereignissen:
| Ereignis | Wann wird die Mail versendet? |
|---|---|
| Buchungsanfrage eingegangen | Wenn eine Buchung mit Status „Offen" erstellt wird (bei manueller Bestätigung) |
| Buchung bestätigt | Wenn du eine Buchung bestätigst – oder bei automatischer Bestätigung |
| Buchung abgelehnt | Wenn du eine Buchungsanfrage ablehnst |
| Buchung storniert | Wenn eine Buchung storniert wird (durch dich oder den Gast) |
Diese vier Mails werden immer versendet – du kannst sie nicht deaktivieren.
Per Toggle steuerbar (Abschnitt „Gast-Mails" in den Einstellungen):
| Toggle | Wann wird die Mail versendet? | Standard |
|---|---|---|
| Zahlung erhalten (auch Teilzahlungen) | Bei jedem Zahlungseingang – egal ob Teilzahlung oder Vollzahlung, Einzel- oder Gruppenabrechnung, und egal über welchen Weg du kassierst. Bei Vollzahlung enthält die Mail zusätzlich den Hinweis, dass die Buchung vollständig bezahlt ist. | An |
| Check-in erfolgt | Wenn du einen Gast eincheckst | An |
| Check-out erfolgt | Wenn du einen Gast auscheckst | An |
Hinweis: Bei automatischer Buchungsbestätigung erhält der Gast direkt die Bestätigungs-Mail (nicht die Anfrage-Mail).
💡 Tipp: Alle drei steuerbaren Mails lassen sich unabhängig voneinander ein- und ausschalten. Die Einstellung gilt für Einzel- und Gruppenbuchungen gleichermaßen.
⚠️ Seit dem 01.09.2026 gilt der Toggle auch für Zahlungen, die du im Rechnungsbereich erfasst. Vorher blieb die Bestätigungsmail dort still aus – und der Zahlungsstatus der Buchung blieb auf „unbezahlt" stehen, obwohl die Rechnung beglichen war. Beides ist behoben.
Erstattungen lösen keine Zahlungsbestätigung aus. Wer gerade Geld zurückbekommt, soll keine Mail über einen Zahlungseingang lesen.
Inhalt der Buchungs-Mails
Persönliche Operator-Nachricht (Bestätigung und Ablehnung)
Wenn du beim Bestätigen oder Ablehnen eine Nachricht eingibst, wird sie in die entsprechende Mail eingebettet:
- Bestätigungsmail: Deine Nachricht erscheint als Info-Box zwischen Begrüßung und Buchungsdetails.
- Ablehnungsmail: Der Ablehnungsgrund erscheint in der Begründungs-Box.
Hat der Gast in einer anderen Sprache gebucht (z.B. Englisch oder Französisch), wird deine Nachricht nicht automatisch übersetzt. Du kannst sie im Dialog übersetzen lassen und siehst die Übersetzung vorher in einer Vorschau – siehe Wenn der Gast eine andere Sprache spricht. Hast du übersetzt, zeigt die Mail die Übersetzung, darunter einen Hinweis, dass mit KI übersetzt wurde, und deinen Originaltext.
💡 Tipp: Nutze die Bestätigungs-Nachricht für wichtige Hinweise, die der Gast vor der Anreise wissen sollte – z.B. Einfahrtszeiten, Platz-Nummern oder Besonderheiten der Parzelle.
Mail-Footer
Alle ausgehenden Mails (Buchungsbestätigungen, Ablehnungen, Check-in, Check-out, Zahlungsmails, Kommunikations-Mails und Rechnungsmails) tragen automatisch einen einheitlichen Footer:
Kontakt: <E-Mail> · <Telefon>
<Adresse>
<Rechtstext-Links, falls aktiviert>
Powered by CampsiteHeroDie Kontaktdaten stammen aus deinen Campingplatz-Stammdaten (/einstellungen/stammdaten). Stelle sicher, dass E-Mail, Telefon und Adresse dort vollständig gepflegt sind – andernfalls zeigt der Footer nur „Powered by CampsiteHero".
Optional kannst du unter Bausteine → Rechtstexte einzelne Texte für den Mail-Footer aktivieren (Schalter „Im Mail-Footer anzeigen"). Diese erscheinen dann als Links zwischen Adresse und „Powered by CampsiteHero". Mehr dazu im Kapitel Rechtstexte.
Preisaufschlüsselung
Jede Buchungs-Mail enthält eine strukturierte Preisaufschlüsselung, die dem Checkout im Buchungsportal entspricht:
- Parzellengebühr – Anzahl Nächte × Preis pro Nacht
- Personen – je Gästekategorie mit Anzahl und Preis (inklusive Kontingente werden ausgewiesen, z.B. „1 inkl.")
- Tiere – analog zu Personen (z.B. Hunde mit Einzelpreis)
- Vehikel – analog zu Personen
- Optionen – gewählte Zusatzleistungen mit Einzelpreisdetail
- Rabattzeile „Rabatt (nicht erstattungsfähig)" – nur bei diesem Tarif, mit dem Hinweis „X % Nachlass – diese Buchung kann nicht storniert werden"
- Steueraufschlüsselung – Netto, MwSt. je Steuersatz, Brutto-Gesamtbetrag
Der Parzellenname wird mit dem konfigurierten Kategorie-Präfix angezeigt (z.B. „B2" statt nur „2").
Hinweis: Personenbezogene Optionen wie die Kurtaxe werden korrekt nur für Personen berechnet – Tiere (z.B. Hunde) werden dabei nicht mitgezählt.
Buchungen über einen Saisonwechsel
Kostet eine Position nicht in jeder Nacht dasselbe – weil der Aufenthalt über einen Saisonwechsel läuft –, nennt die Mail die Nächte einzeln: „2 × 30,00 € + 1 × 20,00 €" statt „3 Nächte × 26,67 €".
Der Grund ist einfach: Der Durchschnittspreis ergab multipliziert nicht den Betrag, der danebenstand – das sah nach einem Rechenfehler aus. Die Darstellung ist jetzt identisch zu der auf der Rechnung.
Mehrwertsteuer bei Gruppenbuchungen
Auch die Mails zu Gruppenbuchungen weisen die Mehrwertsteuer aus. Bisher fehlte sie dort, während Einzelbuchungs-Mails sie zeigten.
Storno-Link
Flexible Buchungen tragen unter der Preisaufschlüsselung eine Schaltfläche zum Stornieren. Bei nicht erstattungsfähigen Buchungen entfällt sie – dort steht stattdessen der Hinweis, dass sich der Gast für eine Stornierung an dich wenden muss (siehe Stornierungsrichtlinie).
Der Link gilt nur bis zum Tag vor der Anreise. Ab dem Anreisetag (maßgeblich ist das Datum am Platz) kann der Gast nicht mehr selbst stornieren, auch nicht über eine ältere Mail – dann geht es nur noch über dich im Desk. Bei Gruppenbuchungen enthält die Mail den Link, solange mindestens eine Parzelle der Gruppe noch stornierbar ist.
Rechtstexte in den Vertrags-Mails
Sowohl die Buchungsanfrage-Mail als auch die Bestätigungsmail an den Gast enthalten die vertragsrelevanten Rechtstexte als Volltext – nicht nur als Link. Das ist gesetzlich vorgeschrieben (dauerhafter Datenträger, § 312f BGB) und passiert automatisch – du musst dafür nichts einstellen.
Angehängt werden:
- Deine AGB und Datenschutzerklärung sowie alle weiteren als Opt-In-Pflichttext markierten Texte, und
- die zentralen CampsiteHero-Rechtstexte (AGB + Datenschutz).
Jeweils in der Sprache der Buchung und in der exakt akzeptierten Fassung (versioniert/unveränderlich) – auch wenn du den Text später änderst, bleibt die zum Buchungszeitpunkt akzeptierte Version in der Mail erhalten.
Automatisch & nicht abwählbar: Für AGB, Datenschutz und Opt-In-Texte sind die Haken „Buchungsanfrage eingegangen" und „Buchung bestätigt" fest gesetzt (siehe Rechtstexte & Seiten). Deine AGB/Datenschutz sind ohnehin immer Opt-In-Pflichttexte, die CampsiteHero-Plattform-Texte kommen automatisch dazu.
Externe Links: Hat ein Opt-In-Text („Sonstiges") keinen Volltext, sondern nur eine externe URL, erscheint er in der Mail als Link. AGB und Datenschutz brauchen dagegen immer Volltext.
Hinweis: Texte, die du nur „im Mail-Footer anzeigen" lässt, erscheinen weiterhin als Footer-Link – sie werden mit den angehängten Volltexten automatisch entdoppelt (kein Text erscheint doppelt).
Abgrenzung Anfrage vs. Bestätigung: Die unverbindliche Buchungsanfrage ist rechtlich eine Eingangsbestätigung (§ 312i BGB), die verbindliche Bestätigung ist der Vertragsschluss (§ 312f BGB). Die Vertragstexte werden vorsorglich an beide Mails als Volltext angehängt.
💡 Zwei Texte in denselben Mails, aber mit unterschiedlicher Behandlung (seit 08.09.2026):
- Deine Stornobedingungen gehen übersetzt raus, ohne Herkunfts-Hinweis – sie sind Inhaltstext (siehe Stornierungsrichtlinie).
- Der Hinweis zum fehlenden Widerrufsrecht bleibt ein Rechtsfeld und behält seinen Hinweis, wenn du die Sprache des Gastes nicht von Hand gepflegt hast.
Hintergrund und deine Pflichten dazu: Rechtstexte: Deine Pflichten als Betreiber.
Sprache der Gast-Mails
Du kannst festlegen, in welcher Sprache Gäste ihre E-Mails erhalten.
So legst du die Sprache fest:
- Öffne Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen
- Scrolle zum Abschnitt Sprache der Gast-Mails
- Wähle eine Sprache aus der Liste
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Bevorzugte Sprache (z.B. Deutsch) | Alle Gäste erhalten ihre Mails in dieser Sprache |
Tipp: Wähle die Sprache, die deine Gäste am häufigsten sprechen. Das System leitet daraus keine Sprache aus dem Gastland ab – die hier gewählte Sprache gilt global.
Sprache der Betreiber-E-Mails
Betreiber-E-Mails werden automatisch in der Systemsprache deines Campingplatzes versendet. Die aktuelle Systemsprache wird dir direkt auf der E-Mail-Einstellungsseite angezeigt.
Möchtest du die Sprache ändern, navigiere zu Einstellungen → Sprachen & Übersetzungen und passe dort die Systemsprache an.
Betreiber-Benachrichtigungen
Du kannst dich per E-Mail informieren lassen, wenn ein Gast eine Buchung anlegt oder storniert.
So konfigurierst du die Betreiber-Benachrichtigungen:
- Öffne Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen
- Aktiviere oder deaktiviere die gewünschten Benachrichtigungen
Neue Buchung
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Toggle aktiv | Du erhältst eine E-Mail, wenn eine neue Buchung eingeht |
| Toggle inaktiv | Keine Benachrichtigung bei neuen Buchungen |
Wenn der Toggle aktiv ist, kannst du optional eine abweichende Empfänger-E-Mail angeben (z.B. eine dedizierte Buchungspostfach-Adresse). Lässt du das Feld leer, wird die Campingplatz-E-Mail-Adresse verwendet.
Stornierung
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Toggle aktiv | Du erhältst eine E-Mail, wenn eine Buchung storniert wird |
| Toggle inaktiv | Keine Benachrichtigung bei Stornierungen |
Auch hier kannst du optional eine abweichende Empfänger-E-Mail angeben.
Hinweis: Die Empfänger-E-Mail für neue Buchungen und für Stornierungen kann unterschiedlich sein – z.B. wenn du Stornierungen an eine andere Person weiterleiten möchtest.
Gruppenbuchungen
Bei Gruppenbuchungen – wenn ein Gast mehrere Parzellen gleichzeitig bucht – fasst CampsiteHero alle Informationen in einer einzigen Mail zusammen. Das verhindert, dass dein Gast fünf separate Mails für fünf Parzellen bekommt.
Was der Gast erhält
Der Hauptgast bekommt eine zusammengefasste Mail mit:
- Allen Parzellen der Gruppe in der Übersicht
- Vollständiger Preisaufschlüsselung für jede gebuchte Parzelle
- Gesamtbetrag der Gruppe – er zählt nur die gebuchten Parzellen
- Stornogebühren, falls welche angefallen sind, als eigene Zeile „Stornogebühren" unter dem Gesamtbetrag – nicht in ihm
Stornierte und abgelehnte Parzellen stehen weiter in der Mail, aber am Ende. Sie tragen den Hinweis „Storniert", haben keine Preisaufschlüsselung, und ihr Betrag ist durchgestrichen. Auch die Zahl im Einleitungssatz („… mit 2 Stellplätzen") zählt nur die gebuchten Parzellen. So zeigt die Mail dieselben Zahlen wie die Bestätigungsseite deines Gastes.
Das gilt für die Mail „Gruppenanfrage eingegangen", für die Bestätigungs-Mail und für den erneuten Versand über die Bestätigungsseite.
Bei manueller Bestätigung: Die Bestätigungs-Mail geht raus, sobald in der Gruppe keine Parzelle mehr offen ist und mindestens eine gebucht bleibt – nicht eine Mail pro Parzelle. Das gilt auch, wenn dein letzter Schritt ein Storno oder eine Ablehnung ist: Hast du zum Beispiel drei Parzellen bestätigt und lehnst die vierte ab, bekommt der Gast die Bestätigung für die drei.
- Die Bestätigungs-Mail kommt je Gruppe nur einmal. Stornierst du danach noch eine Parzelle, geht keine zweite Bestätigung raus.
- Werden alle Parzellen storniert oder abgelehnt, kommt keine Bestätigungs-Mail.
Was du als Betreiber erhältst
Du erhältst ebenfalls eine einzige Betreiber-Benachrichtigung mit allen Parzellen, den Gastdaten und einem direkten Link ins Dashboard.
Abweichende Parzellen-Gäste benachrichtigen
Wenn einzelne Parzellen innerhalb einer Gruppe einen anderen Gast hinterlegt haben (abweichende E-Mail-Adresse), kann das System diese Gäste mit einer kurzen Info-Mail informieren.
So konfigurierst du diese Einstellung:
- Öffne Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen
- Scrolle zum Abschnitt Gruppenbuchungen
- Aktiviere oder deaktiviere den Switch Abweichende Parzellengäste benachrichtigen
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Toggle aktiv (Standard) | Parzellen-Gäste mit abweichender E-Mail erhalten eine kurze Info-Mail |
| Toggle inaktiv | Nur der Hauptgast erhält eine Mail – keine Info-Mails an abweichende Parzellen-Gäste |
💡 Tipp: Lass diese Einstellung aktiv, wenn Gruppen oft aus verschiedenen Familien bestehen, die je eigene Buchungsdetails brauchen. Deaktiviere sie, wenn der Hauptgast die Kommunikation für alle übernimmt.
E-Mail erneut senden
Du kannst eine Bestätigungs-E-Mail erneut an den Gast senden – z.B. wenn der Gast angibt, keine Mail erhalten zu haben.
So sendest du eine E-Mail erneut:
- Öffne die Buchungsdetails (klicke auf eine Buchung in der Liste)
- Klicke oben auf E-Mail erneut senden
- Die passende E-Mail wird sofort an die hinterlegte Gast-E-Mail-Adresse gesendet
Der Button ist bei Buchungen mit Status Offen, Bestätigt und Storniert verfügbar.
Hinweis: Es wird immer die aktuell passende Mail für den Buchungsstatus erneut versendet (z.B. bei Status „Bestätigt" die Bestätigungs-Mail).